Datenschutzerklärung
Diese Seite erklärt, welche personenbezogenen Daten Book-a-Team verarbeitet, wozu, wer sie erhält und wie lange sie gespeichert werden.
1. Wer verantwortlich ist
Dr. Raphael Bauer
Friedrich Klausing Str. 8a | 14469 Potsdam
E-Mail: r@raphaelbauer.com
Wir sind Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website, für die Konten der Personen, die sich anmelden, und für die Protokolle des Servers.
2. Buchungen gehören dem Unternehmen, bei dem Sie buchen
Book-a-Team ist ein Werkzeug für Unternehmen. Ein Unternehmen legt hier einen Bereich an, trägt seine Mitarbeitenden ein und gibt Bewerberinnen und Bewerbern einen Link, über den sie ein Gespräch buchen.
Für die Daten der Bewerberinnen und Bewerber und der Mitarbeitenden ist dieses Unternehmen der Verantwortliche. Wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Buchungsformular nennt das Unternehmen und verlinkt dessen Datenschutzerklärung, wenn das Unternehmen uns die Adresse genannt hat.
3. Besuch der Website
Die Anwendung schreibt für jede Anfrage eine Zeile ins Protokoll: die Methode, den Pfad der Seite, den Statuscode und die Dauer der Antwort. Ihre IP-Adresse, Ihren Browser und den Teil der Adresse nach dem Fragezeichen hält sie nicht fest.
Der Webserver vor der Anwendung hält Ihre IP-Adresse, die Uhrzeit und die aufgerufene Adresse fest, wie Webserver das tun. Das brauchen wir, um die Website zu betreiben und Angriffe zu bemerken (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
Wenn Sie ein Gespräch buchen oder absagen oder sich die Links zu Ihren Buchungen per E-Mail schicken lassen, bleiben Ihre IP-Adresse und die E-Mail-Adresse der Buchung bis zu eine Stunde im Arbeitsspeicher. So begrenzen wir, wie viele E-Mails eine Person auslösen kann. Auf die Festplatte geschrieben werden sie dafür nicht.
Die Seiten laden nichts von anderen Servern: keine Schriften, keine Skripte, keine Statistik, keine Werbung.
4. Cookies
Wir setzen nur Cookies, ohne die die Website nicht funktioniert. Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies für Statistik oder Werbung gibt es nicht. Die Namen beginnen mit „__Host-“: Ihr Browser nimmt ein solches Cookie dann nur von dieser Website an.
__Host-csrf_token: stellt sicher, dass ein Formular von unserer eigenen Seite abgeschickt wurde und nicht von einer anderen Website. Wird gesetzt, wenn Sie zum ersten Mal eine Buchungsseite, „My Bookings“ oder die Anmeldung öffnen. Endet, wenn Sie den Browser schließen.__Host-flash: bringt eine kurze Meldung auf die nächste Seite, zum Beispiel „Booking cancelled.“ Hält 5 Sekunden.__Host-oauth_state: stellt sicher, dass eine Anmeldung, die vom Anmeldedienst zurückkommt, in Ihrem Browser begonnen wurde. Enthält nur Zufallswerte. Hält 5 Minuten.__Host-pending_signup: merkt sich nach Ihrer Anmeldung, wer Sie sind, solange Sie noch keinen Bereich haben, bis Sie einen angelegt haben oder in einen aufgenommen wurden: Ihre Kennung beim Anmeldedienst, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Hält 10 Minuten.__Host-bat_session: hält Sie angemeldet. Enthält Ihren Bereich, Ihre Benutzernummer, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Hält 24 Stunden oder bis Sie sich abmelden.__Host-calendar_state: merkt sich, während Sie einen Kalender verbinden, für welchen Bereich. Hält 10 Minuten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO.
5. Ein Gespräch buchen
Was gespeichert wird: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Zeitpunkt des Gesprächs, die benutzte Buchungsseite, die teilnehmenden Mitarbeitenden, der Link zum Videogespräch und ein geheimer Link, mit dem Sie die Buchung ansehen und absagen können.
Wozu: um das Gespräch zu vereinbaren, das Sie buchen möchten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen, in Deutschland in Verbindung mit § 26 BDSG). Sie müssen Ihre Daten nicht angeben, aber ohne Name und E-Mail-Adresse kann kein Gespräch gebucht werden.
Wer die Daten erhält:
- Das Unternehmen und seine teilnehmenden Mitarbeitenden. Jede dieser Personen bekommt eine E-Mail mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und dem Zeitpunkt.
- Sie bekommen eine E-Mail, die die Buchung bestätigt und den geheimen Link enthält. Wer diesen Link hat, kann die Buchung absagen.
- Hat das Unternehmen seinen Kalender verbunden (derzeit Zoho Calendar), wird im Kalender des Unternehmens ein Eintrag mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse angelegt. Der Kalenderanbieter schickt dann eine Einladung an Sie und an die Mitarbeitenden. Eingeladene können möglicherweise die E-Mail-Adressen der anderen sehen.
- Das Videogespräch findet bei Zoho Meeting statt, wenn das Unternehmen Zoho verbunden hat, sonst in einem Raum bei Jitsi Meet (meet.jit.si), einem Dienst der 8x8, Inc. in den USA. Wir erzeugen nur den Link, der einen zufälligen Raumnamen enthält. Wenn Sie ihn öffnen, verarbeitet dieser Dienst Ihre Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
Wie lange: Eine Buchung wird 180 Tage nach dem Gespräch gelöscht. Das gilt auch für abgesagte Buchungen. Der Eintrag im Kalender des Unternehmens wird entfernt, wenn Sie absagen. Sonst bleibt er im Kalender des Unternehmens, das darüber entscheidet.
6. Links zu Ihren Buchungen per E-Mail
Unter „My Bookings“ können Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Wir suchen in allen Bereichen nach kommenden Buchungen mit dieser Adresse und schicken die Links an diese Adresse, an niemanden sonst. Die Adresse wird dafür nicht gespeichert, abgesehen von der Begrenzung aus Abschnitt 3. Kann die E-Mail nicht verschickt werden, steht die Adresse im Protokoll unseres Servers. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
7. Konten der Personen, die sich anmelden
Wer Book-a-Team für ein Unternehmen nutzt, meldet sich über einen Anmeldedienst (Keycloak) an, der zu dieser Installation gehört. Von ihm erhalten wir Ihre Kennung dort, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die Angabe, ob Ihre Adresse bestätigt wurde. Kennung, E-Mail-Adresse und Name speichern wir bei Ihrem Bereich, außerdem den Zeitpunkt, zu dem beim Anlegen des Bereichs die Nutzungsbedingungen angenommen wurden.
Der Anmeldedienst hat eine eigene Adresse und setzt dort eigene Cookies. Bietet er an, sich mit dem Konto eines anderen Anbieters anzumelden, und Sie nutzen das, erfährt der andere Anbieter, dass Sie sich hier anmelden.
Gibt es für die Domain Ihrer E-Mail-Adresse einen Bereich, können Sie den Beitritt anfragen. Seine Mitglieder sehen dann Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und entscheiden, ob sie Sie aufnehmen. Die Mitglieder eines Bereichs sehen gegenseitig ihre Namen und E-Mail-Adressen.
Wozu: um Ihnen Zugang zu Ihrem Bereich zu geben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die Domain Ihrer E-Mail-Adresse entscheidet, bei welchem Bereich Sie den Beitritt anfragen können: Kolleginnen und Kollegen mit einer Adresse derselben Domain können einen Bereich teilen.
Wie lange: bis Ihr Bereich gelöscht wird oder eines seiner Mitglieder Sie entfernt. Eine Beitrittsanfrage wird gelöscht, wenn sie abgelehnt wird oder wenn Sie stattdessen einen eigenen Bereich anlegen. Wenn Ihr Konto oder Ihr Bereich gelöscht werden soll, schreiben Sie uns.
8. Mitarbeitende eines Unternehmens
Ein Unternehmen trägt Namen und E-Mail-Adressen seiner Mitarbeitenden ein und Stichworte zu ihren Fähigkeiten. Es kann außerdem festlegen, wie viele Gespräche jemand pro Woche höchstens führt. Mitarbeitende brauchen kein Konto. Hat das Unternehmen seinen Kalender verbunden, fragen wir beim Kalenderanbieter ab, wann jemand belegt ist, damit nur freie Zeiten angeboten werden. Diese Zeiten halten wir eine Minute im Arbeitsspeicher und schreiben sie nicht auf die Festplatte. Mitarbeitende bekommen zu jedem Gespräch, an dem sie teilnehmen, eine E-Mail.
Verantwortlicher ist das Unternehmen, in der Regel der Arbeitgeber (in Deutschland § 26 BDSG, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO). Die Daten bleiben gespeichert, bis das Unternehmen die Person oder seinen Bereich löscht.
9. Wer sonst Daten erhält
Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO):
- Keine.
E-Mails werden über einen Mailserver verschickt und laufen durch das Internet zum Mailanbieter der Empfängerin oder des Empfängers.
Kalender- und Videodienste arbeiten für das Unternehmen, bei dem Sie buchen, nicht für uns. Bei Zoho liegen die Daten in der Region des Zoho-Kontos des Unternehmens, zum Beispiel in der EU oder in den USA. Jitsi Meet wird aus den USA betrieben. Wir selbst übermitteln Ihre Daten nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union, es sei denn, ein Dienstleister aus der Liste oben sitzt dort.
10. Ihre Rechte
Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen (Art. 15 DSGVO), sie berichtigen (Art. 16) oder löschen lassen (Art. 17), ihre Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18), sie in einem gängigen Format erhalten (Art. 20) und einer Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigten Interessen beruht (Art. 21).
Wenden Sie sich wegen einer Buchung bitte an das Unternehmen, bei dem Sie gebucht haben. Schreiben Sie uns, geben wir Ihr Anliegen an dieses Unternehmen weiter.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel an Ihrem Wohnort (Art. 77 DSGVO).
Hier entscheidet nichts allein eine Maschine mit rechtlicher Wirkung für Sie, und es werden keine Profile gebildet (Art. 22 DSGVO).